如何编辑电子邮件

通过Jeanette The Wheriter
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我们都读了他们。我们都发送它们。我们中的一些人有成千上万的人闲逛。这是对的,今天,我们将讨论如何编辑电子邮件。编辑个人和商业通信有点不同于编辑创造性工作。让我们来看看。

你的心态

编辑电子邮件时的第一步是充分关心这样做。电子邮件是常见的。我们一直与他们处理它们,所以我们习惯于在甚至检查拼写错误之前要写一份快速的注意事项和击中发送。没有编辑电子邮件的人认为它是浪费时间,或者他们根本不确定编辑什么。

无论是重要的商业电子邮件还是目前正在进行的工作,编辑需要成为一种习惯。通过不断编辑我们写的所有内容 - 偶数电子邮件 - 我们将使编辑减少令人生畏。

编辑电子邮件的三个简单步骤

它不必需要很长时间编辑电子邮件,而不是编辑小说更容易。但您应该完成某些步骤以确保您的电子邮件无错误。这些步骤重读,修改和编辑。

重新判定

首先,在击中发送之前阅读原始电子邮件和电子邮件。在此步骤中,您正在检查以确保您包含所需的一切。你是否附上了你提到的文件?您是否在原始电子邮件中回答了每个问题?重读至少一次,以确保您的电子邮件包含它应该的所有内容。

修改

现在,您修改了电子邮件的措辞以解释语气。在您的电子邮件中有正确的信息是不够的。它需要以正确的方式讨论。看看你可以改变你的措辞,以更直接或更加软化令人满意的语气。如果您对电子邮件的基调有疑问,请等待24小时,再次用新鲜的眼睛阅读它。然后你会知道它是否需要修改。

编辑

最后,完成最后一个推感,以纠正任何语法,标点符号或拼写错误。在此步骤中,语法检查器可以派上用力或至少确保您的电子邮件的拼写检查。

五大电子邮件错误

如果您仍然认为浪费时间来编辑电子邮件,我鼓励您至少检查这三个常见的电子邮件错误。

1.让某人的名字错了。我的电子邮件地址包含我的名字,这意味着您需要正确拼写给我的电子邮件。然而,通常人们在电子邮件机构中拼写我的名字。

正如Dale Carnegie所说,“一个人的名字就是那个人,任何语言最甜蜜,最重要的声音。”检查您是否通过电子邮件发送了合适的人,然后仔细检查他们的名字的拼写。简单的东西可以对专业和个人通信产生重大印象。

2.信息不完整。有多少次你不得不给别人回邮件,重复他们在第一封邮件中没有回答的问题?这是在浪费每个人的时间,你可以通过重读原始邮件和你的回复来避免这一点,确保你已经处理了邮件的每个部分。

3.格式化。除非你打算对某人大吼大叫(让我们面对它,首先不应该通过电子邮件完成),除非首先通过电子邮件进行),除非在第一位置,没有理由使用所有大写字母。简单的格式化选择,如文章中的文字或斜斜体可以使电子邮件难以阅读或释放错误的音调。使用您的格式保持简单,以确保您的电子邮件读取正确的方式。

无论是对朋友的快速电子邮件,一份专业的商业电子邮件,还是介于两者之间,编辑您的电子邮件对良好的通信至关重要。只需记住重读,修改和仔细编辑。


Jeanette这位作家是一个自由职业者编辑和写在达拉斯,德克萨斯州。当不在电脑时,您可以找到她的制作,教授潜水课程,或在Instagram上发布可爱的猫的照片。拜访她网站有关更多信息并跟随她Facebook推特, 和Instagram.


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